Effiziente Administration von Kommunikationsanschlüssen

Umsetzung einer Software-Lösung für die Standort-übergreifende Einrichtung und Administration von Kommunikationsanschlüssen in einem Großunternehmen.

Die Ausgangslage

Die Abteilung „Corporate Facility Management / Infrastrukturelle Shared Services“ eines Automobilkonzerns ist für die Einrichtung und Bereitstellung von Kommunikationsanschlüssen verantwortlich. Sie organisiert Umzüge von Arbeitsplätzen für 40.000 interne und externe Mitarbeiter in ca. 500 Gebäuden der gesamten Region rund um den Firmensitz.

Die Verwaltung sämtlicher Daten und Informationen wurde vor dem Projekt über MS Excel-Dateien durchgeführt. Änderungen in der Planung konnten häufig nicht nachvollzogen werden. Workflows, bzw. standardisierte Vorgehensweisen und eine korrekte Verarbeitung vertraulicher Daten waren nicht möglich. Darüber hinaus konnten die Verantwortlichen keine Auswertungen ihrer Aufgaben und Ergebnisse vorlegen.

Veränderungen nach dem Einsatz unserer Software

Die Projektziele

Die bisherigen manuellen Arbeitsabläufe und die Dokumentation in MS Excel sollten durch eine integrierte IT-Lösung für das Management und die Verwaltung sämtlicher Kommunikationsanschlüsse ersetzt werden.

Die Herangehensweise

LORENZSOFT führte gemeinsam mit dem Kunden eine Analyse der vorhandenen Abläufe, Prozesse und Anforderungen durch. Eine zentrale Aufgabe lag darin, die Prozesse in eine benutzerfreundliche, aber dennoch stringent geführte Oberfläche umzuwandeln. Auch unerfahrene Benutzer sollten das System einfach bedienen können. LORENZSOFT hat ein Systemkonzept erarbeitet, das gemeinsam mit dem Kunden verfeinert wurde. Das Projekt wurde in mehreren Phasen realisiert.

Links: Verteilung der Software-Aufwände Rechts: Schnittstellenanzahl (Einsparung durch Individual-Entwicklung)

Das Ergebnis

Die neue Lösung ist modular und unterstützt verschiedenste Schnittstellen und folgende Prozesse:

  • Antragsprozesse, z.B. Genehmigung von Telefon, Video, Heimarbeitsplatz, usw.
  • Dokumentation z.B. von Sicherheitsverpflichtungen
  • Kleinaufträge / Umzug (Mitarbeiter bzw. Abteilungen)
  • Beauftragung und Steuerung der Gewerke und beteiligten Dienstleister
  • Dokumentation und Abrechnungsprozess für ausgeführte Arbeiten
  • Transparenz (Tracking) über Auftragsstand und Kosten
  • Wiederverwendbarkeit vorhandener Daten
  • Herstellung der Revisionssicherheit
  • Mit gleichbleibender Personalstärke konnte die Abteilung zusätzliche Aufgaben übernehmen
  • Es wurden Kosteneinsparungen durch rechtzeitige Kündigung ungenutzter Anschlüsse erzielt
  • Statistiken können nun auf Knopfdruck erzeugt werden
  • Kürzere Durchlaufzeiten von Antrag bis Maßnahme
  • Berücksichtigung der Anforderungen der Rechtsabteilung

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