Excel oder Database?

Wer kennt das nicht. Ihr Unternehmen benötigt schnell eine Softwarelösung, die es erlaubt zu kalkulieren, Daten einzugeben und auch noch Graphiken darstellen lässt. Die Lösung ist schon gefunden:

Wir machen das in Excel!

Doch mit zunehmender Nutzeranzahl, dem steigenden Datenvolumen, der fehlenden Dokumentation der Datenmanipulation und der fehlenden Rechteverwaltung, kommt man schnell an die Grenzen einer in Excel konzipierten Lösung. Die Folge ist, dass die gewachsene Lösung immer inflexibler wird und sich nicht mehr optimal bedienen lässt.

datenbank vs excel

Warum ist das so?

Zunächst muss man wissen, dass Excel keine Datenbank, sondern ein Kalkulationsprogramm ist, dessen Stärke in der Erstellung von Tabellenkalkulationen und der automatischen Durchführung von mathematischen Rechenoperationen liegt. Da mit Excel Tabelleninhalte durch Bezüge verknüpft werden können, eignet sich Excel auch gut zur Darstellung von Ergebnissen und Statistiken. Hieraus entstand der Wunsch der Nutzer, diesen Auswertungen und Berichten auch entsprechende umfangreiche Datenbestände zugrunde zu legen. Diesem Wunsch kann Excel leider nicht gerecht werden, da es hierfür nicht konzipiert wurde.

Der Grund hierfür ist naheliegend

Während Excel die gesamte Datei, also den gesamten Datenbestand, bei jedem Öffnen in den Hauptspeicher lädt, erzeugt eine Datenbankanwendung nur immer eine angestoßene Abfrage oder speichert einen Datensatz in die jeweiligen Tabellen. Mit anderen Worten, lädt ein Datenbanksystem immer nur unmittelbar benötigte Daten aus der Datenbank in den Arbeitsspeicher. Dies ermöglicht erhebliche Performancevorteile gegenüber einer Excel Datenbank, da mit steigender Anzahl der Datensätze in Excel der verfügbaren Speicherkapazität Grenzen gesetzt werden. Des Weiteren kommt hinzu, dass mit zunehmenden Datenmengen die Zugriffszeit einer Excel Datenbank langsamer wird.

Der Wunsch wurde doch bedacht

Dem Wunsch der Anwender Rechnung tragend, wurden nun in Excel einfache Datenbank-Funktionen implementiert, wodurch Excel für kleine Datenbank-Anwendungen brauchbar wurde. Da Excel den Standard bei Kalkulationsprogrammen darstellt, ergeben sich Vorteile durch problemlosen Datenaustausch einer Excel Datenbank. Nachteile ergeben sich daraus, dass Datenmengen tendenziell im Laufe der Zeit an Umfang zunehmen. Eine Excel Datenbank nachträglich in ein professionelles Datenbank-System zu importieren, stellt einen immensen Kosten- und Zeitaufwand dar. Des Weiteren bietet Excel keine Rechteverwaltung an, was bei einer Vielzahl an Nutzern schnell zu verheerenden Folgen führen kann. Dies kann zwar über eine Sharepoint-Verwaltung reduziert werden, doch ist dies auch mit erhöhten Lizenzkosten verbunden und die Manipulation von Daten ist immer noch gegeben. Vor- und Nachteile von Excel Datenbank-orientierten Lösungen kann somit jeder Nutzer selbst abwägen.

Sollten in Ihrem Unternehmen ebenfalls wesentliche Anwendungen in Excel gelöst sein, könnte es ein Indiz dafür sein, dass die Anwendungen nicht optimal gelöst sind. Wenn Sie sich mehr mit Datenbankanwendungen beschäftigen möchten, hier ein kleiner Ausschnitt aus bestehenden Datenbanksystemen.

Arten von Datenbanksystemen

Access gehört zur Familie der File-Server Systeme. Diese speichern die Daten im Netzwerk in einer für alle Anwender zugänglichen zentralen Datei. Bei kleinen Datenmengen stellt dies eine akzeptable Option dar, bei vielen Anwendern oder umfangreichem Datenbestand steigen die Zugriffszeiten jedoch rapide an, da die für die Selektion der Datensätze erforderliche Indizierung (Art und Reihenfolge der Suchbegriffe) direkt im Datenbestand und nicht in einer separaten Indexdatei erfolgt. Theoretisch kann man eine Excel Datenbank in Access umwandeln, auch sind mit einer Excel Datenbank SQL-Abfragen möglich, allerdings sollte man Gewissheit haben, dass sich Datenbestand und Anzahl der Nutzer nie wesentlich vergrößern werden.

Dem gegenüber erfolgt bei den sogenannten Client-Server-Systemen eine funktionale Trennung zwischen jenem Programm, welches durch den Server zur Verfügung gestellt wird und die Daten verwaltet und jenen Datenbankanwendungs-Programmen, welche auf diese Daten zugreifen. Der Aufwand für die Entwicklung derartiger Datenbank-Anwendungen ist zwar relativ hoch, dafür bestechen diese durch wesentlich schnellere Zugriffszeiten sowie höhere Stabilität und Datensicherheit. Bekannte Datenbank-Server sind Oracle, MS SQL Server und MySQL.

Zusammenfassung

Bei größeren Datenmengen bzw. mehreren Nutzern ist der Umstieg auf ein relationales Datenbanksystem zu empfehlen, wobei aus Performancegründen sowie aufgrund des effizienteren Datenbank-Managements einem Client-Server-System gegenüber einer File-Server-Lösung der Vorzug gegeben werden sollte.

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