Gute Lösungen entwickelt man nur, wenn man das Problem in seiner Ursache versteht. Im hektischen Alltag geht so eine Ursachenforschung aber schnell unter. Uns hilft die 5-Why-Methode regelmäßig, Ursachenforschung und Alltag miteinander zu verbinden. Wir stellen sie Euch vor.

Kommt Euch die folgende Situation bekannt vor? Ihr kommt morgens ins Büro und auf Eurem Schreibtisch liegt ein Stapel voller neuer und alter Aufgaben. Hektisch arbeitet Ihr sie ab – dazwischen Mails, Termine und Meetings. Schnell entsteht das Gefühl, hinterherzulaufen und den eigenen Ansprüchen nicht mehr zu genügen.

Woran das liegt? Fehlender Fokus!

Der kann aber nur entstehen, wenn man regelmäßig das „Big Picture“ im Blick hat und die einzelnen Probleme, Themen und langfristigen Ziele in ihrer Ursache versteht. Daraus lassen sich dann kurzfristige Ziele ableiten, die systematisch abgearbeitet werden können. In unserer agilen Projektarbeit verwenden wir dafür unter anderem die 5-Why-Methode.

Als Erfinder gilt übrigens Toyota-Gründer Toyoda Sakichi. Selbst Albert Einstein soll eine ähnliche Technik angewandt haben, um Probleme zu lösen. Dabei scheint die Technik im ersten Moment fast schon zu simpel zu sein.

Vier Schritte zur Problemlösung

  1. Zunächst gilt es im Team oder im Kundengespräch das Problem oder das jeweilige Anliegen zu benennen. Das kann zum Beispiel der Wunsch nach einer Verbesserung während der Projektarbeit sein oder aber auch erstmal nur die vage Feststellung, dass irgendetwas nicht so funktioniert, wie man es eigentlich gern hätte. Das setzt natürlich voraus, den eigenen Arbeitsprozess im Team regelmäßig zu reflektieren, sich gegenseitig zuzuhören und einen Raum zu schaffen, in dem Kritik willkommen ist. Wir verwenden dafür zum Beispiel die Scrum-Methode, nach der alle paar Wochen eine gemeinsame Reflexion stattfindet. Ihr könnt dafür aber auch jede andere Methode verwenden oder einfach ein regelmäßiges Reflexionsmeeting organisieren. Hauptsache, es wird kommuniziert.
  2. Statt sich nach der ersten Problemdefinition schon in Details zu verlieren und mögliche Lösungsansätze zu suchen (was sehr oft der Fall ist), wird nur eine simple Frage gestellt: Warum? Bleiben wir beim beispielhaften Wunsch nach einer Verbesserung in der Projektarbeit. Die Antwort auf das erste „Warum“ wird vielleicht ergeben, an welchen Stellen im Projekt die Abläufe gehakt haben und so den Wissenshorizont bereits erweitern. Dies wird nun vier weitere Male konsequent wiederholt, – wenn nötig auch öfter – bis man durch das Nachbohren zum eigentlichen Kern des Problems durchgedrungen ist.
  3. Nun da der Kern des Problems deutlich ist, ist es viel einfacher, ein klares Ziel zu definieren. Das ermöglicht nicht nur ein effizientes Arbeiten an der Ursache, sondern sorgt auch für einen echten Motivationsschub bei allen Beteiligten, weil sie eine gemeinsame Mission haben.
  4. Um das gemeinsam erforschte „Big Picture“ im Alltag nicht aus dem Blick zu verlieren, werden daraus konkrete Teilziele abgeleitet, die regelmäßig überprüft werden. So wird sichergestellt, dass die eigentliche Ursache, also Euer „Warum“, in der Alltagshektik nicht verloren geht.

Übrigens: Gerade in Zeiten von generativer KI wird es immer wichtiger, Prozesse zu analysieren und daraus die richtigen Fragen abzuleiten. So kann uns Künstliche Intelligenz bei der Problemlösung helfen und uns wertvolle Impulse liefern.

Die digitale Zukunft Eures Unternehmens beschäftigt Euch? Ihr seht im großen IT-Jungle den Wald vor lauter Bäumen nicht? Dann schreibt uns unverbindlich über unser Kontaktformular und lasst uns gemeinsam Euer „Warum“ erforschen. Wir freuen uns auf den Austausch!

*Wir bei Lorenzsoft denken IT und gesellschaftliche Verantwortung zusammen. Denn genutztes IT-Know-How hat die echte Chance, einen Unterschied zu machen. Daher beschäftigen wir uns rund um den IT-Kosmos auch mit Themen wie zum Beispiel Healthcare oder Female Leadership. Wenn Euch diese Themen interessieren, laden wir Euch herzlich ein, Euch in unseren kostenlosen Newsletter einzutragen und monatlich Tipps, Tricks oder News zu ausgewählten Themen zu erhalten.

Über den Autor

Antonella Lorenz

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